4. Si cette adresse email est utilisée pour la première fois, Uuniti va envoyer un email contenant un code, à l’adresse que vous avez saisie comme identifiant.

5. Vous devez entrer ce code, avec le tiret, dans la page de validation de l’adresse.
Puis cliquez sur “Envoyer le code”.

NOTE: Si l’adresse a déjà été utilisée cette étape est inutile. Vous passez directement à l’étape 3.

Choisissez un nom pour votre équipe qui soit représentatif de l’activité principale de l’équipe et/ou de l’entreprise. Par exemple le nom d’un projet important avec une durée de vie longue, ou d’une activité récurrente avec des thèmes multiples comme par exemple un comité de pilotage…

Une équipe Uuniti doit avoir une durée de vie d’au moins plusieurs mois. Des activités plus éphémères sont gérées au sein d’une équipe plus stable.

Note : Le nom de l’équipe est libre.

6. Entrez le nom de l’équipe et cliquez sur “Envoyer le nom”.

7. Sélectionnez votre domaine.

Votre équipe a un identifiant unique chez Uuniti. C’est le nom de domaine. Il est utilisé pour créer une adresse web dédiée à votre équipe qui sera utilisée pour se connecter et pourra être enregistrée par votre navigateur web.

Uuniti propose un domaine construit à partir du nom d’équipe en retirant les caractères qui ne sont pas valides pour une adresse web, tel que les espaces et les lettres accentuées…

Vous pouvez changer le domaine proposé. Uuniti vérifie s’il est unique. Si ce n’est pas le cas vous devez essayer un autre domaine.

8. Lisez et validez les conditions générales d’utilisation puis cliquez sur “Envoyer votre domaine”.

Vous venez de créer votre équipe !

Uuniti vous a envoyé un mail avec un lien pour entrer votre mot de passe et vous connecter.

9. Cliquez sur “Première connexion” pour ouvrir la page web de saisie du mot de passe.
Entrez votre mot de passe deux fois puis cliquez sur “Activez votre compte”.

Entrez les informations pour créer votre compte de Team Leader. Puis cliquez sur “Envoie et connexion”.

Note: Le numéro de téléphone professionnel est requis uniquement pour le Team Leader et doit être au format international sans espaces, soit commençant par +33 pour la France.

Bravo ! Vous êtes connecté à votre espace de travail Uuniti.
Il comporte un canal par défaut titré “General”.

Note : Vous pouvez vérifier que l’adresse web de votre équipe commence par votre domaine. Dans notre exemple : https://copilfrance.uuniti.com.

Ajouter des équipiers

1. Pour compléter votre équipe vous devez ajouter les équipiers en sélectionnant l’onglet “EQUIPE” et en cliquant sur l’icône +.

2. Entrez les informations pour la création d’un nouveau compte pour votre équipier. Le numéro de téléphone n’est pas obligatoire. L’adresse email sera utilisée pour envoyer une invitation et servira d’identifiant Uuniti.

3. Cliquez sur “Envoyer Invitation” pour compléter la création du compte.

4. Le nouveau compte est affiché dans la liste des équipiers. Vous pouvez fermer la page de création d’équipier en cliquant sur la croix en haut à droite, ou bien recommencer l’opération pour ajouter d’autres équipiers.

5. L’équipier doit ouvrir l’email d’invitation, copier sont mot de passe temporaire, et cliquer sur le lien pour ouvrir la page de saisie de l’email comme identifiant.

IMPORTANT : Vérifiez que votre équipier peut recevoir des emails provenant de @uuniti.com.
Il est peut-être classé automatiquement comme un “spams” …

6. Le nouvel équipier clique sur “Première connexion à votre équipe UUNITI” et ouvre la page d’identification.

7. Après avoir lu les conditions générales d’utilisation, cliquez sur “Envoyez votre identifiant” pour ouvrir la page de saisie du mot de passe personnel. Entrez le mot de passe temporaire et le mot de passe personnel deux fois pour validation. Puis cliquez sur “Envoyez le mot de passe et entrez dans Uuniti” pour ouvrir l’espace de travail.

8. L’équipier rejoint alors votre équipe et peut commencer à échanger des informations…

Utiliser le canal par défaut

Pour chaque nouvelle équipe le canal “General” est créé automatiquement. Ce canal est spécial car il est toujours visible par tous les équipiers. Cela permet une communication d’équipe efficace.

Il n’est donc pas nécessaire de s’inscrire. Il suffit de cliquer dessus avec la souris pour afficher ses messages et en poster.

Lors de sa création, le système à posté un message de bienvenu standard ce qui fait apparaitre l’indicateur de nouveau message avec un 1 dans un carré rouge. Comme pour tous canaux il suffit de sélectionner le canal General pour faire disparaitre l’indicateur:

Après sélection du canal :

Son utilisation est la même que pour les autres canaux créés par la suite. On peut poster des messages textuels, des fichiers et des images.

Ces opérations sont détaillées dans les chapitres suivants.

Ajouter des canaux publics

Pour ajouter des canaux publics il faut être Team Leader, délégué ou Super Utilisateur. Le statut de Super Utilisateur est donné à un équipier par le Team Leader. Cette opération est détaillée dans la section “Gérer les équipiers” du guide d’utilisation avancé.

Pour savoir s’il a le pouvoir de créer ces canaux, un équipier doit vérifier la présence de l’icône de création représentée ici :

1. Si c’est le cas pour vous, cliquez sur l’icône pour afficher la page de création des canaux.

2. Vérifiez que le type du canal est bien « public » avec le bouton de sélection en vert.

3. Entrez un titre court (20 caractères max).

4. Entrez une description du contenu du canal.

5. Cliquez sur “Création du canal”.

Un message vous informe que le canal a été créé.

Tous les équipiers sont alors informés qu’un nouveau canal est disponible grâce à la table des Nouveaux Canaux. Mais ils doivent s’inscrire pour l’utiliser:

Si plusieurs canaux sont créés l’indicateur dans le carré rouge à gauche de “Nouveaux canaux” affichera leurs nombres. Dans notre exemple trois canaux ont été créés depuis la dernière connexion.

Cet indicateur sera visible tant que la liste des nouveaux canaux ne sera pas ouverte. Cette action est détaillée dans le chapitre suivant : S’inscrire à un nouveau canal.

S’inscrire à un nouveau canal

1. Pour ouvrir la liste cliquez sur le chevron à droite de “Nouveaux Canaux”.

2. La liste affiche alors les nouveaux canaux créés depuis la dernière fois que l’équipier a ouvert la liste. Les trois nouveaux canaux sont affichés avec leur titre et leur description.

3. Par chaque canal listé il y a un bouton “Abonner”. Si vous voulez vous inscrire à ce canal cliquez sur le bouton.

4. Le canal sélectionné est alors retiré de la liste. Dans notre exemple le canal Marketing a été sélectionné et la liste n’affiche plus que deux canaux :

5. Fermez la liste en cliquant sur le chevron orienté vers le haut lorsque vous avez terminé votre sélection. La liste disparait avec son indicateur et les canaux sélectionnés sont inclus par ordre alphabétique.

Il faut noter que le canal Marketing indique un nouveau message. Lors de sa création, la description du canal est postée sous la forme du premier message du canal. Vous pouvez lire ce message en sélectionnant le canal.

Note : Utilisez la loupe pour trouver un canal si vous avez une longue liste de canaux affichés.

S’inscrire à un canal à tous moments

Il est toujours possible de s’inscrire à un canal public. Ils sont tous listés dans la page de Configuration Des Canaux.

1. Pour ouvrir la page de configuration cliquez sur l’icône de configuration de l’onglet CANAUX.

2. Dans la liste des canaux descendez pour atteindre la liste des “Canaux publics non-souscris”. Votre canal s’y trouve.

Cliquez sur le bouton vert “Abonner” pour s’inscrire. Le canal migre alors vers la liste des « Canaux souscris » et passe en du vert au bleu.

Note : la suite de caractères écrite en blanc dans le haut du bloc canal est utilisée pour la programmation d’Apps avec l’API (Application Programming Interface) ce qui dépasse le cadre de ce guide de démarrage.

Fermez la fenêtre de configuration des canaux. Le canal souscris est maintenant listé.

Se désinscrire d’un canal

On peut se désinscrire d’un canal à tout moment. C’est le même processus que l’inscription.
Il suffit de cliquer sur le bouton Désabonner.

Poster un message dans un canal

1. Pour poster un message dans un canal il faut sélectionner le canal.
Par exemple le canal Marketing.

2. Ecrire le message dans la zone de saisie.

3. Poster le message en cliquant sur le bouton vert.

4. Le message est alors disponible pour tous les équipiers inscrits au canal.

Lire un canal

Si vous êtes inscrit à un canal il suffit de le sélectionner pour en afficher le contenu.

Les messages envoyés le même jour par le même équipier sont regroupés dans un bloc de messages commençant par le nom et la photo de l’équipier qui les a postés.

A chaque changement de date un nouveau bloc est créé même si les messages sont postés par le même équipier.

Dans l’exemple suivant deux messages sont regroupés dans un bloc :

Note : Les photos sont remplacées par des disques bleus quand les équipiers ne les ont pas encore entrées dans le système. Voici le même bloc après le changement de sa photo par un équipier :

Poster un fichier

Il y a deux méthodes pour poster un fichier: avec un “glisser-déposer” à la souris, ou en ouvrant une fenêtre de sélection.

Glisser-déposer

1. Sélectionnez le canal pour partager le fichier.

2. Ouvrir le répertoire de Windows contenant le fichier.

3. Sélectionnez le fichier à poster avec la souris en gardant le bouton gauche appuyé.

4. Bougez le fichier avec la souris au-dessus de la zone d’affichage des messages.
La zone se blanchie et le message “Déposez vos fichiers ici” apparait.

5. Relâchez le bouton gauche de la souris pour poster le fichier. Une fenêtre apparait pour vous indiquer le nom du fichier et vous inviter à entrer une légende qui sera affichée sous le fichier. La légende n’est pas obligatoire.

6. Cliquez sur “Envoyer” pour poster le fichier.

7. Le fichier est affiché avec une icône qui représente, dans notre exemple, un document Word, et la légende associée.

Note : le message présentant le fichier est visible par tous les équipiers inscrits à ce canal, mais il n’est stocké qu’une fois dans le système.

Sélection dans l’arborescence

1. Sélectionnez le canal pour partager le fichier.

2. Ouvrez la fenêtre de sélection en cliquant sur le trombone.

3. Naviguez dans l’arborescence de vos dossiers pour trouver le fichier à poster.

4. Sélectionnez le fichier à poster, puis cliquez sur “Ouvrir” (“Open” dans l’exemple sur un ordinateur en Anglais).

Télécharger un fichier

1. Pour télécharger un fichier d’un canal sur son ordinateur il suffit de cliquer dessus avec la souris. Un nuage gris représentant le serveur Uuniti apparait pour signifier que le téléchargement et possible.

2. Le fichier est alors téléchargé dans le dossier de téléchargement par défaut de Windows et apparait en bas de la fenêtre du navigateur Web.

Poster une image

1. Le processus est le même que pour poster un fichier. On peut sélectionner le fichier de l’image par un “glisser-déposer” avec la souris, ou par sélection directe dans les dossiers de l’ordinateur comme dans l’exemple ci-dessous:

2. Une fenêtre apparait alors pour vous inviter à saisir une légende qui sera affichée en bas du message.

3. Cliquez sur “Envoyer” pour poster l’image avec sa légende.

4. L’image est visualisée par une imagette dans le message.

IMPORTANT : Les images postées dans Uuniti sont limitées à la taille maximum de 750 x 500 pixels. Les images plus grandes sont réduites à la taille maximum avant stockage. Pour conserver une image plus grande il est nécessaire de la poster en tant que fichier, par exemple en l’incluant dans un fichier .zip.

Télécharger une image

Pour télécharger une image vous avez le choix entre la visualiser directement ou la télécharger sous forme de fichier.

Visualisation d’image

Il suffit de cliquer sur l’image avec la souris pour ouvrir une fenêtre de visualisation.

Pour la sauvegarder cliquez sur le bouton droit de la souris au-dessus de l’image pour faire apparaitre le menu contextuel de Windows.

Pour fermer la fenêtre de visualisation cliquez sur la croix en haut à droite.

Téléchargement d’image

Pour télécharger le fichier de l’image sans visualisation vous devez cliquer sur le nuage à droite du nom de l’image qui représente le serveur Uuniti.

Le fichier de l’image est alors disponible en bas de la fenêtre du navigateur Web.

Ouvrir une communication directe avec un autre équipier

Les canaux Uuniti permettent un échange d’information efficient entre les membres d’une équipe.

Si vous avez besoin de dialoguer avec un seul autre équipier il est possible d’ouvrir une conversation directe.

1. Sélectionnez l’onglet “EQUIPE”.

2. Ouvrez la ligne de l’équipier avec qui vous voulez dialoguer en cliquant sur le chevron pointe en bas qui se trouve à droite de son nom.

3. Cliquez sur l’icône “conversation” pour ouvrir une fenêtre de conversation directe.

4. La zone d’affichage des messages change. Le titre du canal est remplacé par le nom de l’équipier sélectionné. La conversation directe apparait également dans la liste des conversations directes.

5. Vous pouvez alors envoyer un message texte, fichier ou image de la même façon que pour les poster dans un canal.

6. Le message est alors affiché dans un bloc justifié à droite pour l’émetteur.

7. Le destinataire reçoit une notification. La conversation apparait automatiquement dans la liste des conversations directe avec un indicateur qu’un nouveau message est disponible.

8. Le destinataire clique sur la conversation pour afficher le message et répondre éventuellement.

9. Voici un exemple d’affichage de message avec un fichier.

Se connecter à partir du site Web Uuniti

1. Si vous n’avez pas sauvegardé l’adresse de connexion de votre équipe vous pouvez la retrouver en associant le nom de domaine et .uuniti.com/login_fr.

Dans notre exemple cela devient : https://copilfrance.uuniti.com/login_fr

1. Vous pouvez également aller sur notre site web www.uuniti.com et cliquer en haut à droite sur “Se connecter”.

2. La page de sélection de domaine apparait.
Entrez votre domaine et cliquez sur “Sélectionnez votre domaine”.

3. La page de connexion de votre équipe s’affiche pour saisir votre identifiant (adresse email).

Sauver l’adresse de l’équipe pour une connexion rapide

L’adresse de connexion de l’équipe est constituée du domaine et de l’URL uuniti.com/login_fr pour une page en Français : Par exemple https://copilfrance.uuniti.com/login_fr

Afin de vous connecter plus rapidement nous vous invitons à sauvegarder cette adresse avec les liens favoris de votre navigateur.

Déconnexion automatique

Pour assurer la sécurité de votre compte les serveurs Uuniti n’accepte qu’une connexion à la fois sur un même compte.

Si vous êtes déjà connecté, à votre bureau par exemple, et que vous vous connectez de nouveau sur le même compte à partir d’un autre navigateur, la première connexion dans votre bureau se fermera automatiquement.

Il est ainsi possible de fermer son espace de travail à distance si besoin.

Configurer son compte

Ajouter sa photo

Il faut enregistrer sa photo dans son compte pour qu’elle soit visible par les autres équipiers. Cette photo est alors affichée en miniature dans la liste des équipiers, en haut à droite de la barre de titre de l’application, ainsi que dans chaque bloc de message que vous allez poster.

L’enregistrement de sa photo est très simple :

1. Ouvrez le menu de l’application Uuniti en cliquant sur le chevron à gauche de votre nom dans la barre de titre, puis sur “Configuration”.

2. Effectuez un “Drag and drop” de votre phot directement dans la zone photo de la page de configuration du compte. Elle doit apparaitre centrée et retaillée en format carré.

Note : Il n’est pas possible de zoomer ou de recentrer la photo dans Uuniti. Choisissez une photo déjà centrée. Par contre, Uuniti zoom ou de-zoom automatiquement pour adapter la définition.

3. Si vous êtes satisfait cliquez sur “Sauvegarder mes informations” pour envoyer la photo aux autres équipiers.

4. Vous pouvez constater que votre photo a été mise à jour pour votre application également.

Changer son Nom et Prénom

La procédure est la même que pour le changement de photo :

1. Ouvrez la page de configuration du compte.

2. Changez votre nom et/ou prénom.

3. Cliquez sur “Sauvegarder mes informations”.

4. Les nouveaux nom et prénom seront transmis immédiatement aux équipiers.

Changer son activité

Vous avez la possibilité d’informer les autres équipiers de votre activité ou de votre disponibilité. Cette information est affichée instantanément sous votre nom dans la liste des équipiers et toute l’équipe est informée.

L’activité affichée par défaut est “Utilisateur actif” pour informer que le compte est actif, mais pas nécessairement connecté.

Voici par exemple l’activité par défaut des équipiers :

Jean Dufour va changer son activité pour signifier qu’il est occupé :

1. Ouvrir la page de configuration du compte en cliquant sur le chevron à droite de son nom dans la barre de titre de l’application puis cliquez sur “Configuration”.

Sous la photo il y a une zone de sélection et de saisie de son activité. Cliquez sur le chevron pour ouvrir la liste des activités prédéfinies.

La sélection est affichée dans la zone de saisie.

Il est alors possible de la conserver tel quel, ou de la modifier, ou même de la changer complétement.

Cliquez sur “Changer mon activité” pour l’envoyer à tous les équipiers.

Changer son mot de passe

Il est possible de changer son mot de passe directement dans l’application Uuniti.

1. Ouvrir la page de configuration du compte en cliquant sur le chevron à droite de son nom dans la barre de titre de l’application. Puis cliquez sur “Configuration”.

En bas de la page de configuration du compte entrez votre mot de passe actuel ainsi que votre nouveau mot de passe deux fois pour confirmer.

Le bouton de sauvegarde est activé lorsque les mots de passes sont saisis. Cliquez sur le bouton pour changer votre mot de passe.

Changer la langue d’affichage

Par défaut votre compte utilise la langue d’affichage utilisée au moment de sa création par le team leader. Il est cependant possible de la changer à tous moment. Le nouveau choix sera sauvegarder et la langue choisie sera sélectionnée automatiquement à chaque connexion.

1. Ouvrir la page de configuration du compte en cliquant sur le chevron à droite de son nom dans la barre de titre de l’application. Puis cliquez sur “Préférence”.

2. Sélectionnez la langue puis fermez la page PREFERENCE. L’affichage sera alors reconfiguré avec la nouvelle langue.

Lire, commenter et modifier les messages

Etre informé d’un nouveau message

Les messages sont postés par les membres de l’équipe à tout moment et dans tous les canaux, surtout au sein d’équipes importantes. Il faut donc un moyen pour être notifié de l’arrivée d’un message sans être obligé de faire une action de vérification systématique.

Il existe deux mécanismes de notification d’un nouveau message :

Affichage du nombre de messages non-lus pour chaque canal

Le mécanisme le plus usuel est l’affichage d’un indicateur avec un compteur de messages non-lu. Uuniti affiche les messages non-lu pour chaque canal. Cet indicateur est mis à jour en temps réel à chaque nouveau message.

Cela vous permet de connaitre la situation en un instant lorsque vous vous connectez. L’illustration ci-dessous montre les indicateurs affichés dans la liste des canaux :

Les indicateurs sont automatiquement remis à zéro lorsque le canal est sélectionné.

Affichage d’une notification en bas de son écran

Uuniti propose un autre mécanisme de notification qui affiche une petite fenêtre d’information en bas à droite de l’écran, en dehors de la fenêtre Uuniti.

Il suffit de cliquer sur la fenêtre pour afficher Uuniti avec le bon canal.

IMPORTANT : La notification n’est pas affichée si le nouveau message est pour le canal actuellement sélectionné. Il est donc recommandé de ne pas sélectionner un canal pour lequel on souhaite être notifié avant de minimiser ou de cacher la fenêtre Uuniti.

Pour bénéficier de ce mécanisme il faut :

3. Ouvrir la page de configuration des canaux en cliquant dur l’icône de configuration de l’onglet CANAUX.

4. Chercher le canal pour lequel vous souhaitez être notifié et cliquez sur l’icône “cloche” si elle est grise et barrée avec “Notification Désactivée”.

5. Vérifiez que la notification a été activée pour ce canal. L’icône passe en vert.

6. Vous pouvez fermer la page CONFIGURER LES CANAUX

7. Selon la configuration de votre navigateur, il est possible que lors de la première notification à afficher votre navigateur Web vous demande une confirmation. Il faut répondre “Autoriser”.

Ajouter des commentaires

Il est possible d’ajouter un ensemble de commentaires pour chaque message et tous les équipiers peuvent participer. La procédure pour ouvrir la zone de commentaire est simple et différente si vous êtes le propriétaire du message ou pas.

A. Si vous n’êtes pas le propriétaire du message il suffit de cliquer sur l’icône commentaire vide.

B. Si vous êtes le propriétaire du message il faut ouvrir le menu du message en cliquant sur la croix puis cliquez sur l’icône de commentaire vide.

Un volet commentaire s’ouvre alors à droite de la fenêtre. Le message à commenter est affiché en haut du volet et une zone de saisie est affichée en bas.

Ecrivez le commentaire dans la zone de saisie et cliquez sur le bouton vert.

Le commentaire s’affiche, le compteur de commentaire est mis à jour et l’icône devient pleine.

Les autres équipiers qui ne sont pas propriétaires du message seront informés avec l’icône et le compteur de commentaire à droite du message.

Ils peuvent cliquer sur l’icône pour ouvrir le volet des commentaires et en ajouter également. Le compteur est incrémenté.

Lire les commentaires

Si des commentaires ont déjà été écrits pour un message l’icône de commentaire à droite du message et affichée pleine avec un compteur.

Il suffit de cliquer sur l’icône pour ouvrir le volet des commentaires.

Effacer un commentaire

Le propriétaire d’un commentaire, c’est à dire celui qui la posté, on la possibilité de l’effacer. Il sera retiré pour tous les équipiers en temps réel.

1. Pour effacer un commentaire cliquez sur l’icône de la poubelle affichée à droite du commentaire.

2. Le commentaire disparait et les compteurs sont mis à jour.

Modifier un message texte

Les propriétaires d’un message texte on la possibilité de l’éditer afin d’en modifier le contenu sans devoir le poster à nouveau. Ainsi le contexte est conservé : date, ordre des messages…

1. Pour éditer un message cliquez sur la croix afin d’ouvrir le menu du message.

2. puis sur l’icône du crayon pour ouvrir la zone d’édition

3. Dans la zone d’édition vous pouvez modifier le message.

4. puis cliquez sur le bouton vert pour envoyer la nouvelle version.

5. Le nouveau texte est incorporé dans le message et tous les équipiers reçoivent la nouvelle version immédiatement.

Partager ou réactualiser un message existant

Le propriétaire d’un message a la possibilité de le poster dans un autre canal, ou dans le même canal mais avec la date actuelle. Cela peut-être utile pour partager une information entre plusieurs canaux, ou pour réactualiser un message important qui devient hors de vue des équipiers parce que trop vieux.

1. Pour partager un message ouvrez le menu du message en cliquant sur la croix puis sur l’icône de partage.

2. Dans la fenêtre qui apparait sélectionnez le canal ou sera partagé le message.

3. Puis cliquez sur “Partager le message”. Le message est maintenant présent dans le canal General.

Note : les commentaires ne sont pas dupliqués. Un nouveau fil de commentaires est possible.

Effacer un message

Le propriétaire d’un message peut l’effacer de la même façon que pour effacer un commentaire.

1. Ouvrir le menu du message en cliquant sur la croix à droite du message.

2. Puis cliquez sur la poubelle rouge pur faire apparaitre la fenêtre de confirmation.

ATTENTION : vérifiez bien le message avant de l’effacer. Il n’y a pas de commande pour le récupérer !

3. Cliquez sur “Effacer” pour détruire le message.

4. Il sera enlevé du canal pour tous les équipiers simultanément.

Canaux privés et encryption des messages

Ajouter des canaux privés

Les canaux privés sont utilisés pour deux raisons :

· restreindre l’accès au canal à un groupe d’équipiers défini, les autres ne savent même pas que le canal existe.

· poster des messages, fichiers et images cryptés pour les rendre accessible uniquement aux membres du canal ayant le code d’encryption. Même les administrateurs des serveurs Uuniti ne peuvent les décrypter.

Il faut donc commencer par créer un canal privé. Chaque équipier ayant le droit de créer un canal public peut aussi créer un canal privé. Il doit être Team Leader, délégué du Team leader ou Super Utilisateur.

Le statut de Super Utilisateur est donné à un équipier par le Team Leader. Cette opération est détaillée dans la section “Gérer les équipiers” de ce guide.

Pour savoir s’il a le pouvoir de créer ces canaux, un équipier doit vérifier la présence de l’icône de création représentée ici :

1. Si c’est le cas pour vous, cliquez sur l’icône pour afficher la page de création des canaux.

2. Vérifiez que le type du canal est bien « privé » avec le bouton de sélection en violet.

3. Entrez un titre court (20 caractères max).

4. Entrez une description du contenu du canal.

5. Puis sélectionnez les membres du canal en plus de vous-même.

6. Cliquez sur “Création du canal”.

7. Le canal est immédiatement listé pour tous ses membres sans avoir besoin de s’inscrire.

8. Tous les membres du canal peuvent connaitre la liste des membres pour s’assurer que c’est compatible avec les informations qu’ils souhaitent partager. Pour ouvrir la liste des membres il faut cliquez sur le chevron à droite du titre du canal.

9. Le créateur du canal a la possibilité d’ajouter de nouveaux membres après la création du canal.

Ajouter des membres à un canal privé

Il y a deux méthodes pour ajouter des membres à un canal privé existant :

· Le Team Leader ouvre la page de configuration d’un membre à distance et l’inscris au canal. Cette méthode est décrite dans le chapitre « Gérer son équipe » de ce guide.

· Le créateur du canal utilise la commande d’ajout de membre :

10. Pour ajouter un membre ouvrez la liste des membres du canal en cliquant sur le chevron à droite de son titre.

11. Si vous êtes le créateur du canal, la commande « Ajouter des membres » apparait en haut de la liste des membres.

12. Cliquez sur le Plus ou sur « Ajoutez des membres » pour ouvrir la page de sélection des nouveaux membres. Seuls les équipiers qui ne sont pas déjà membre sont listés. Dans notre exemple il reste un équipier à sélectionner.

13. Sélectionnez le, ou les nouveaux membres en cliquant sur leurs noms dans la liste. Le nombre d’équipiers sélectionné apparait au-dessus de la liste.

14. Les nouveaux membres apparaissent immédiatement dans la liste des membres du canal.

Avantages du cryptage de bout en bout

Avec Uuniti vous pouvez facilement crypter vos informations de bout en bout avec le standard d’encryption plus puissant disponible : AES.

Pour pleinement tirer profit de cette fonctionnalité vous devez comprendre la notion de cryptage de bout en bout qui diffère des cryptages habituellement proposés.

En effet, les applications basées sur le « cloud », autrement dit sur des serveurs connectés à Internet et basés « quelque part » en dehors du réseau de l’utilisateur, la protection des données est assurés par le protocole TLS que l’on remarque dans son navigateur Internet par l’adresse commençant par HTTPS. S comme Secure.

Cette protection est relativement fiable mais ne s’applique que lors du transit des données de votre PC/smartphone vers les serveurs. Vos données sont donc décryptés et lisible dès qu’elles atteignent les serveurs de ces applications.

Ce qui est un risque majeur avec les applications courantes puisque tout administrateur des serveurs, ou pirate informatique, est alors en mesure de copier et voler vos données privées !

La seule solution est de conserver le cryptage d’un bout à l’autre de la communication : de celui qui poste le message, à celui qui l’utilise. Cette différence fondamentale d’approche de la sécurité par Uuniti est illustrée ci-dessous :

Le chapitre suivant explique comment crypter ses messages avec Uuniti.

Poster & crypter un message

Pour poster des messages cryptés il faut sélectionner un canal privé.

1. Sélectionnez un canal privé créé précédemment. Vous pouvez constater que de nouvelles commandes sont apparues dans la zone de saisie des messages :

A ce stade vous pouvez utiliser le canal privé comme un canal public et poster des messages, des images et des fichiers non-crypté de la même façon que pour un canal public.

2. Pour crypter vous devez saisir votre code d’encryption dans la zone de saisie entre les boutons « Décrypter » et « Crypter ». Ce code peut-être une combinaison de lettres et de chiffres comme pour un mot de passe. Il sera transformé automatiquement en clé d’encryption.

Crypter les messages textes

1. Saisissez votre message dans la zone de saisie du texte comme pour un message non-crypté.

2. Mais au lieu de cliquer sur le bouton vert habituel vous devez cliquer sur le bouton « Crypter »

3. Pour vous prévenir de l’encryption un message apparait au-dessus de la zone de saisie si vous passez la souris sur le bouton « Crypter »

4. Le message apparait encrypté avec un fond de couleur violet et un cadenas.

5. Le message restera crypté jusqu’au moment ou un équipier membre du canal et connaissant le code voudra le lire.

Poster & crypter un fichier

1. Pour crypter un fichier entrez le code de cryptage entre les deux boutons « Décrypter » et « Crypter »

2. Puis sélectionnez le fichier à poster selon vos besoins soit en cliquant sur le trombone pour naviguer dans l’arborescence de vos fichiers, soit avec un glissé-déposé avec la souris, de la même façon que pour un fichier non-crypté.

3. La fenêtre de saisie de la légende du fichier apparait et indique que le fichier sera crypté.

4. Le fichier apparait dans le canal avec son nom crypté et une icône du type de fichier, ici un .pdf, comportant un cadenas en superposition.

5. Le fichier restera crypté jusqu’au moment ou un équipier membre du canal privé, et connaissant le code, le décryptera pour le télécharger.

Note : la légende est volontairement en claire pour laisser une indication aux équipiers.

Poster & crypter une image

1. Pour crypter un fichier entrez le code de cryptage entre les deux boutons « Décrypter » et « Crypter »

2. Puis sélectionnez l’image à poster selon vos besoins soit en cliquant sur le trombone pour naviguer dans l’arborescence de vos fichiers, soit avec un glissé-déposé avec la souris, de la même façon que pour un fichier non-crypté.

3. La fenêtre de saisie de la légende du fichier apparait et indique que le fichier sera crypté.

4. L’image est représentée par une imagette qui indique qu’elle est crypté, ainsi que son titre crypté.

5. L’image restera crypté jusqu’au moment ou un équipier membre du canal privé, et connaissant le code, le décryptera pour le télécharger.

Note : la légende est volontairement en claire pour laisser une indication aux équipiers.

Affichage des messages cryptés

Vous pouvez décrypter tous les messages cryptés affichés dans un canal privé, ainsi que les imagettes des images cryptées, en une seule action.

Si des messages ne sont pas tous cryptés avec le code saisi ils resteront cryptés. Ainsi il est possible de donner des accès sélectifs en fonction du code utilisé.

1. Pour décrypter les messages du canal fichier entrez le code de cryptage entre les deux boutons « Décrypter » et « Crypter »

2. Puis cliquez sur le bouton « Décrypter ». Vous remarquez alors que la zone d’affichage des messages est couverte par une indication que les messages vont être décryptés.

3. Cliquez sur le bouton et les messages sont décryptés. Ici le nom du fichier et de l’image ainsi que l’imagette.

Télécharger un fichier crypté

1. Les fichiers sont téléchargés du serveur uniquement à la demande de l’équipier. Il est envoyé toujours crypté. Il est donc indispensable de saisir le code d’encryption/décryption avant de télécharger le fichier.

2. Il suffit alors de cliquer sur le message contenant le fichier pour démarrer le téléchargement et le décryptage.

Note : il n’est pas nécessaire de faire un décryptage de tout le canal pour télécharger un fichier.

3. Le fichier est alors téléchargé dans le répertoire par défaut de Windows de la même façon que pour un fichier non-crypté. Le nom du fichier est également décrypté pendant le téléchargement.

Télécharger ou visualiser une image crypté

Les images sont téléchargées du serveur uniquement à la demande de l’équipier. Elle est envoyée toujours cryptée. Il est donc indispensable de saisir le code d’encryption/décryption avant de télécharger l’image, ou simplement de la visualiser en cliquant dessus.

IMPORTANT : Le décryptage de tous les messages du canal avec le bouton Décryptage ne décrypte que le nom de l’image et l’imagette pour l’affichage. Le code doit toujours être présent au moment du téléchargement car le décryptage est effectué au dernier moment.

Pour visualiser l’image il suffit alors de cliquer dessus. Elle est décryptée et visualisée directement de la même façon que pour une image non-cryptée.

Pour télécharger l’image il faut cliquer sur le nuage à droite du nom de l’image de la même façon que pour une image non-cryptée.

Commenter un message crypté

Il est possible de commenter les messages cryptés de la même façon que les messages non cryptés. Par contre, les commentaires sont cryptés avec le même code que le message à commenter. Il faut donc connaitre le code du message pour lire ou ajouter un commentaire.

1. Cliquez sur l’icône des commentaires du message. Si vous êtes le propriétaire du message il faut ouvrir le menu du message en cliquant sur le + pour accéder à l’icône des commentaires.

2. Une fenêtre de saisie du code apparait. Entrez le même code que celui qui a servi à crypter le message.

3. Le volet des commentaires apparait avec le message à commenter affiché décrypté en haut du volet. Le titre confirme le nom du canal du message.

4. Saisir le commentaire dans le bas du volet et cliquez sur l’icône des commentaires.

5. Le commentaire apparait dans la liste des commentaires. Tous les équipiers sont informés qu’un commentaire a été posté.

Note : Le propriétaire du commentaire peut l’effacer en cliquant sur la « poubelle rouge » comme pour un commentaire non-crypté.

Rechercher un message

Recherche simple

Pour retrouver un message dans les différents canaux de votre équipe vous pouvez utiliser la fonction de recherche qui est affichée dans la barre de titre de l’application.

1. Entrez dans la zone de recherche un mot présent dans le message recherché. La fenêtre de recherche apparait.

2. Appuyez sur « Rechercher » pour lancer la recherche dans tous les canaux publics et les canaux privés auxquels vous êtes abonné.

3. La liste des messages contenant le mot s’affiche avec le mot de recherche surligné en bleu.

4. Cliquez à l’extérieur de la fenêtre de recherche pour la faire disparaitre.

5. Vous pouvez lire le message directement ou utiliser les informations affichés, canal et date, pour le retrouver dans son canal.

Dans cet exemple il y a deux messages répondant au critère de recherche. Il est alors facile de trouver le bon message.

Si vous obtenez une longue liste de résultats vous devez affiner la recherche en ajoutant d’autre critères de sélection ce qui est expliqué dans le chapitre suivant.

Recherche multicritères

Recherche avec sélection du canal

Pour affiner la recherche vous pouvez la restreindre à un canal ou un groupe de canaux.

1. Pour sélectionner un canal ouvrez la fenêtre de recherche, puis cliquez sur la zone « Dans » qui affiche « Tous les canaux » par défaut.

2. Sélectionnez le canal à rechercher et cliquez sur « Rechercher » pour lancer la recherche.

Recherche avec sélection de l’émetteur du message

Pour affiner la recherche vous pouvez la restreindre à un équipier.

1. Pour sélectionner un équipier ouvrez la fenêtre de recherche, puis cliquez sur la zone « De » pour lister les équipiers.

2. Sélectionnez l’équipier et cliquez sur « Rechercher » pour lancer la recherche.

Sélection par dates

Il est possible de restreindre la période de recherche en sélectionnant une date de départ et/ou une date de fin de période.

1. Pour sélectionner une date ouvrez la fenêtre de recherche, puis cliquez sur la zone « Après » ou « Avant ». Le calendrier apparait.

2. Cliquez sur la date choisie. Le calendrier se ferme.

3. Cliquez sur « Rechercher » pour lancer la recherche.

Note : Il est possible de combiner les critères de recherche.

Gérer son équipe

Chercher un équipier dans la liste

Si votre équipe comporte un grand nombre d’équipier vous pouvez réduire la liste affichée en entrant les premières lettres du nom recherché dans la zone de recherche.

1. Cliquez sur la loupe pour ouvrir la zone de saisie pour la recherche.

2. Entrez la ou les première(s) lettres. La liste n’affiche alors que les noms commençant par ces lettres.

Donner le pouvoir de créer des canaux

Par défaut le Team Leader est le seul à pouvoir créer de nouveaux canaux. Mais il est possible de donner ce privilège de « Super Utilisateur » à d’autres équipiers sans être obliger de déléguer le pourvoir de Team Leader.

Par défaut un simple équipier ne voit pas l’icône de création de canal :

1. En tant que Team Leader sélectionnez l’équipier dans la liste et ouvrez son menu en cliquant sur le chevron à droite du nom.

2. Cliquez sur l’étoile pour changer le profil de l’équipier en « Super Utilisateur ». L’étoile devient verte.

3. L’équipier voit apparaitre immédiatement l’icône de création des canaux.

Donner la délégation de Team Leader

En cas d’absence, ou pour toutes autres raisons, il est utile de déléguer le pouvoir de Team Leader à au moins un autre équipier. Tous les pouvoirs sont délégués sauf celui d’enlever le pourvoir de Team Leader…

1. En tant que Team Leader sélectionnez l’équipier dans la liste et ouvrez son menu en cliquant sur le chevron à droite du nom.

2. Cliquez sur la clé pour donner le pouvoir de « Délégué ». Il glisse alors de la liste des équipiers vers la liste des « Leader ».

3. L’équipier voit apparaitre immédiatement toutes les commandes réservées à un Team Leader. Ceci inclus le pouvoir de déléguer à d’autres équipiers.

Note : Un équipier n’est lui-même pas listé dans la liste des équipiers, ni éventuellement dans la liste des Leaders si il est délégué.

Réinitialiser le mot de passe d’un équipier

Lorsqu’un équipier a perdu son mot de passe, le Team Leader doit le réinitialiser. Un pot de passe temporaire sera envoyé automatiquement à l’adresse de l’équipier.

1. Pour réinitialiser un mot de passe en tant que Team Leader sélectionnez l’équipier dans la liste et ouvrez son menu en cliquant sur le chevron à droite du nom.

2. Cliquez sur « Init Mot de passe ».

3. Une fenêtre de confirmation apparait. Cliquez sur « Réinitialiser »

4. Un email est envoyé à l’équipier.

5. Il doit copier le mot de passe temporaire et cliquez sur le lien pour ouvrir la page de connexion.

6. Dans la page de connexion il doit entrer sont email identifiant.

7. Il peut alors entrer son nouveau mot de passe deux fois pour confirmation.

Désactiver / activer un compte

Lorsqu’un équipier quitte l’équipe et que le Team Leader souhaite lui couper l’accès à son compte il doit le désactiver.

1. En tant que Team Leader sélectionnez l’équipier dans la liste et ouvrez son menu en cliquant sur le chevron à droite du nom.

2. Cliquez sur l’icône à gauche représentant une personne.

3. Une fenêtre de confirmation apparait. Cliquez sur Bloquer.

4. Son compte glisse en bas de la liste des équipiers, l’icône représentant une personne est grisée et barrée d’une croix, toutes les commandes sont désactivées, et sa photo passe en noir et blanc.

Note : Pour le réactiver il suffit de cliquer de nouveau sur la même icone.

Blocage de la communication directe avec un équipier désactivé

Lorsque qu’un compte est désactivé il est toujours possible d’afficher une conversation directe avec ce compte si elle existait avant le blocage du compte.

La conversation est affichée en grisé avec la mention « Compte bloqué ».

Il est quand même possible de la sélectionner pour afficher les messages existants. Par contre il n’est plus possible d’envoyer de nouveaux messages. Le bouton d’envoi est désactivé (vert très pâle).

Configurer les inscriptions aux canaux à la place d’un équipier

Le Team Leader a le pouvoir de configurer à distance les inscriptions aux canaux pour un équipier.

1. Le Team Leader ouvre la page de configuration des canaux en cliquant sur l’icône de la « roue » dans l’onglet des canaux.

2. Dans la page de configuration des canaux, le Team Leader est le seul à pouvoir sélectionner l’équipier à configurer en ouvrant la liste affichée sous le titre.

3. La configuration des canaux affichée est celle de l’équipier sélectionné, et toutes action d’inscription ou de désinscription sera effective pour l’équipier et non pour le Team Leader.

IMPORTANT : Le Team Leader a également le pouvoir d’inscrire un équipier à un canal privé. Les autres membres du canal privé peuvent le vérifier en ouvrant la liste des membres du canal qui est mise à jour automatiquement et immédiatement.

Afficher les statistiques de l’équipe

Vérifier les ressources autorisées

Selon si votre équipe est restée sur le plan gratuit de création, ou si elle a été surclassée vers le plan standard, les limites de ressources que vous pouvez utiliser ne sont pas identiques.

1. Afin de les connaitre ouvrez la page « Information » du menu principal accessible à droite du nom de l’équipier

2. Quatre indicateurs sont affichés :

a. Le nombre d’équipiers (Utilisateurs de l’équipe)

b. Le nombre de canaux créés

c. Le nombre de messages

d. Le nombre de méga octets

3. Pour chaque indicateur trois valeurs sont affichées :

a. Au centre du cercle est indiquée la quantité consommée

b. Maximum correspond à la limite autorisée avec le plan actuel

c. Alarme correspond à la valeur à partir de laquelle le Team Leader reçoit un email d’alarme à chaque addition.

Changement de plan et de limites

Si un indicateur est proche de la limite maximum le Team Leader est invité à souscrire à l’offre standard qui enlève des limitations en cliquant sur « Choisir une autre offre ».